Opiskelijoiden tietosuojaseloste

Oulun ammattikorkeakoulu Oy (jäljempänä Oamk)

Käyntiosoite
Yliopistokatu 9
90570 Oulu

Postiosoite
PL 222, 90101 Oulu

Y-tunnus
2509747–8

Puhelin
020 611 0200

Oamkin toiminta edellyttää opiskelijoiden henkilötietojen käsittelemistä ja siksi tietosuoja tuleekin ottaa huomioon kaikessa toiminnassa ja henkilötietoja käsitellään lainsäädännön ja sopimusten puitteissa.

Oamk käsittelee opiskelijoiden henkilötietoja ammattikorkeakoululaissa säädettyjen tehtäviensä toteuttamiseksi. Henkilötietoja käsitellään opiskelun mahdollistamiseksi sekä käyttövaltuuksien ja tietoturvallisuuden ylläpitämiseksi.

Oamk on vastuussa tietosuojasta myös silloin, kun henkilötietojen käsittely on hankittu palveluna ulkopuoliselta toimittajalta.

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja vai ei. Rekisteröidyllä on aina oikeus pyytää rekisterinpitäjältä pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin ja saada niistä kopiot sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista ja vastustaa käsittelyä. Lähtökohtaisesti tämä on pyritty hoitamaan siten, että esimerkiksi opiskelija pystyy itse päivittämään yhteystietonsa suoraan rekisteriin. Mikäli rekisteröidyllä ei ole pääsyä siihen rekisteriin, josta hän haluaa tietojaan tarkistaa, hän voi lähettää tarkastus tai oikaisupyynnön Oamkille.

Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamispyyntöön on tietosuoja-asetuksen mukaisesti rekisterinpitäjän annettava vastaus kuukauden kuluttua pyynnön vastaanottamisesta.

Poistamisoikeus ei ulotu henkilötietoihin, joita ammattikorkeakoulu käsittelee lakisääteisen tehtävän perusteella, yleisen edun vuoksi, tai joihin ammattikorkeakoululla on muu säilyttämisvelvoite.

Henkilötietojen käyttö Oamkissa perustuu lainsäädäntöön.

Henkilötietojasi käsitellään:

• henkilö- ja yhteystietojen ylläpidon yhteydessä,
• opiskeluoikeuden toteuttamiseksi, hakemuksissa ja ylläpidossa,
• opetukseen ja tentteihin ilmoittautumisten hallinnointiin,
• opetuksen ja tenttien järjestämiseksi,
• valinta- ja tasokokeiden järjestämiseen,
• opintosuoritusten ja suoritettujen tutkintojen hallintaan,
• opintoneuvonnan ja –ohjauksen yhteydessä,
• opintoja ja opiskelua koskevien todistusten ja otteiden myöntämiseen ja tutkintotodistusten myöntämiseen
• opiskeluoikeuteen liittyvissä hakemuksissa, kuten hyväksilukeminen tai opintoajan jatkamisilmoitus,
• tilastointiin,
• opetuksen ja opiskelijavalinnan kehittämiseen sekä
• opiskelijoiden ja muiden yhteisön jäsenten turvallisuuden ja opiskeluympäristön fyysisen turvallisuuden ja tietoturvallisuuden mahdollistamiseksi
• kirjastopalveluiden asiakasrekisteriin

Lisäksi Oamk voi käsitellä henkilötietoja historiallista tai tieteellistä tutkimusta varten. Antamiesi luovutuslupien mukaisesti henkilötietojasi voidaan luovuttaa opiskelijakorttia varten sekä opintoihin liittyvään rekrytointitarkoitukseen tai muuhun erityiseen tarkoitukseen.

Yliopiston oikeus käsitellä opiskelijoiden henkilötietoja rekisterinpitäjänä perustuu

• yleistä etua koskevaan tehtävään tai julkisen vallan käyttämiseen
   (EU:n tietosuoja-asetus artikla 6.1 e)
• lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen
   (EU:n tietosuoja-asetus artikla 6.1 c, ammattikorkeakoululaki (932/2014), valtioneuvoston asetus ammattikorkeakouluista (1129/2014), laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä (884/2017).
• sekä tietyissä tapauksissa sopimukseen tai suostumukseen
  (EU:n tietosuoja-asetus 679/2016 artikla 6.1 a ja b)
• Oamkilla on oikeus käsitellä erityisiä henkilötietoryhmiä rekisterinpitäjänä, kun käsittely on tarpeen tärkeää yleistä etua koskevasta syystä (EU:n tietosuoja-asetus artikla 9.1 g) tai rekisteröidyn yksiselitteisesti antamalla suostumuksella (EU:n tietosuoja-asetus artikla 9.1 a).

Tietoja käsitellään julkisuuslain (621/1999) ja tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla. Tiedot ovat julkisuuslain perusteella osin salassa pidettäviä.

Opiskelija- ja opintotietorekisteriin tallennetaan seuraavia henkilötietoja:

• Etunimet, kutsumanimi, sukunimi, entinen sukunimi, oppijan kansallinen tunniste (OID), kotikorkeakoulu, opiskelijanumero, henkilötunnus, syntymäaika, sukupuoli, yhteystiedot (postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite)
• Käyttäjätunnus
• Kansalaisuus
• Äidinkieli
• Asiointikieli
• Koulusivistyskieli
• Kotikunta
• Asuinkunta
• Asuinmaa
• Ulkomaalaisen opiskelijan passinumero

• Koulutusluokitus
• Koulutusohjelma
• Suuntautumisvaihtoehdot
• Ryhmä;
• Koulutusmuoto
• Opetuspiste
• Opetuskieli
• Opiskelutyyppi
• Tutkinto
• Tutkintonimike;
• Suoritettava laajuus
• Vaadittu laajuus
• Pohjakoulutus
• Läsnäolo-, valmistumis- ja erotiedot
• Opinto-oikeusaika
• Kausimaksimit
• Käytetyt kaudet
• Todistusmerkinnät ja pätevyydet
• Rahoitustiedot
• Organisaatioyksikkö
• Opiskeluoikeuteen ja rooliin liittyvät lisätiedot
• Tietojen luovuttamista koskevat luvat
• Mahdolliset opiskeluvilpin käsittelytiedot

• Opiskelijan henkilötiedot (etunimet, kutsumanimi, sukunimi, henkilötunnus,oppijanumero)
• Osoitetiedot
• Äidinkieli ja asiointikieli
• Kansalaisuus
• Pohjakoulutustiedot
• Hakukohteeseen ja koulutukseen liittyvät tiedot
• Ilmoittautumis- ja maksutiedot
• Opiskelijavalinnan tulosten julkaisulupaan liittyvät tiedot

• Opinnot (opintokokonaisuudet ja jaksot)
• Opintojakson toteutukset
• Henkilökohtainen opintosuunnitelma (HOPS) ja siihen liittyvät tiedot;
• Kansainväliset opiskelu- ja harjoitteluvaihtojaksot

• Suoritetut opinnot
• Opintojen ja tenttien arvioinnit
• Opintojen ja tenttien arvioijat
• Suorituspäivämäärät
• Suoritetut laajuudet
• Opintojen edistyminen
• Valmistumistilanne

• Tieto edellä mainittujen tietojen arkistoinnista

• Opiskelijan ja opinto-ohjaajan, ja/tai opettajan välinen viestintä opintoasioista sähköpostilla tai OMA/Peppi-järjestelmässä

• Opiskelijaksi hakemisen ja opiskelijavalinnan erityisjärjestelyiden mahdollistamiseksi hakija voi itse ilmoittaa terveydentilaansa tai toimintakykyään koskevia tietoja.
• Opiskelijarekisteriin voidaan tallentaa hakijan ilmoituksen mukaisena tieto siitä, onko hakijalla terveydellisiä seikkoja, jotka tulee huomioida opiskelijavalinnassa tai valintakokeen järjestämistilanteessa.

• Sosiaali- ja terveysalan tutkinto-ohjelmien niiltä opiskelijoilta, joilla on mahdollisuus suorittaa opintoihinsa liittyvä harjoittelujakso lasten ja nuorten parissa pyydetään ns. SORA-lainsäädännön edellyttämänä sitä, että he käyvät esittämissä Oamkin opiskelu- ja hakijapalveluissa sellaisen rikosrekisteriotteen, jossa todetaan, että henkilöllä ei ole sellaista rikoshistoriaa, joka estäisi häntä suorittamasta opintoihinsa liittyvä harjoittelua lasten ja nuorten parissa. Oamkin opiskelija- ja opintotietorekisteriin tallennetaan vain tieto siitä, että henkilö on/ei ole esittänyt pyydettyä rikosrekisteriotetta. Mitään varsinaisia rikos- ja/tai tuomiotietoja ei Oamkin opiskelija- ja opintotietorekisteriin tallenneta.

Oamkin opiskelija- ja opintotietorekisterin sisältämiä henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisiin järjestöihin.

Henkilörekisterin sisältämiä henkilötietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle työskentelyn tai opintojen suorittamisen kannalta välttämättömien IT-palveluiden toteuttamiseksi, tapauskohtaiseen harkintaan perustuen.

Oamkissa ei pääsääntöisesti luovuteta tietoja EU-/ETA-alueen ulkopuolelle. Mikäli tämä kuitenkin joissain tapauksissa on välttämätöntä, Oamkin henkilörekisteristä EU-/ETA-alueen ulkopuolelle suuntautuva kansainvälinen henkilötietosiirto turvataan ensisijaisesti EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR:n) luvussa V esitetyllä 46 artiklan mukaisella suojatoimella eli ns. vakiosopimuslausekkein. Vakiosopimuslausekkeet liitetään osaksi ICT-palveluntarjoajan kanssa laadittavaa henkilötietojen käsittelysopimusta. Tiedot mahdollisista siirroista kerrotaan yksittäisten järjestelmien tietosuojakuvauksissa.

Vain välttämättömät tiedot siirretään ja siirto tehdään tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa. Siirron turvallisuudesta ja tietosuojasta sovitaan aina erikseen.

Oamkin opiskelija- ja opintorekisteriin kerättyjen henkilötietojen säilyttämisaika perustuu Kansallisarkiston määräyksiin ja päätöksiin, arkistolakiin (831/94), lakiin valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä (884/2017) sekä Oamkin tiedonohjaussuunnitelmaan. Osa Oamkin opiskelija- ja opintotietorekisteriin kerätyistä tiedoista on määräajan säilytettäviä. Osa tiedoista on lainsäädäntöön perustuen pysyväissäilytyksen piirissä.

Opintopisteytetyt opintosuoritukset säilytetään pysyvästi. Ne tallennetaan Oamkin Peppi-tietojärjestelmään, josta ne VIRTA-tiedonsiirron kautta siirtyvät myös valtakunnalliseen VIRTA-tietovarantoon pysyväissäilytykseen. Kaikkia opintopisteellisiä suorituksia säätelee laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintotodistuksista.

Rekisterissä olevien henkilötietojen käsittely perustuu tietyltä osin hakijan itse ilmoittamiin terveydentilaansa tai toimintakykyään koskevaan tietoon. Terveydentilaa koskevat tiedot ovat sellaisia, jotka opiskelijaksi korkeakouluun hakeva on itse halunnut tuoda huomioitavaksi valinnan järjestämisessä. Näiden tietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, osittain julkisen vallankäyttöön ja osittain myös yhdenvertaisuuslain toteuttamiseen. Niitä säilytetään maksimissaan 4 vuotta ja ne poistetaan rekisteristä viimeistään neljän vuoden kuluttua tietojen merkitsemisestä. (arkaluonteisten tietojen käsittely, ammattikorkeakoululain 40 §, 932/2014).

Oamk säilyttää kirjalliset opintosuoritukset (esim. paperiset tenttivastaukset) ammattikorkeakoululain mukaisesti kuuden kuukauden ajan tulosten julkistamisesta. Tämän jälkeen opettajat ja suoritusten arvioijat tuhoavat paperiversiot suoritteista silppuriin ja/tai tarkoitukseen varattuun tietosuoja-astiaan.

Muita Oamkin opiskelija- ja opintotietorekisterissä olevia tietoja ja niiden säilyttämistä sääntelee kansallisarkiston ammattikorkeakouluille antama määräys.

Linkki kansallisarkiston määräykseen:

Ammattikorkeakoulujen tietojärjestelmien tietojen pysyvä säilytys yksinomaan sähköisessä muodossa

Tietoturvallisuus on henkilötietojen suojaamisessakin tärkeässä asemassa. Käytämme Oamkissa asianmukaisia teknisiä, organisatorisia ja hallinnollisia turvallisuusmenettelyjä hallussamme olevien henkilötietojen suojaamiseksi. Henkilötietoja käsittelevät Oamkin työntekijät tai Oamkin lukuun toimivat henkilötietojen käsittelijät ainoastaan työtehtäviinsä liittyen ja asianmukaisesti tunnistautuneena.

Oamkin tietotekniset järjestelmät ja palvelut on suojattu alan hyvien käytäntöjen mukaisesti asiattomalta pääsyltä, niiden toimintakyky on tarvittavassa määrin varmistettu ja niiden elinkaari on hallittu.

Tietoturva on suurimmaksi osaksi ihmisten toiminnasta kiinni. Jokainen on vastuussa tietoturvasta omalta osaltaan. Turvallisuudesta huolehtiminen vaatii perusasioihin paneutumista ja tiedotteiden aktiivista seuraamista.

Käyttäjätunnuksista ja salasanoista tulee huolehtia siten, etteivät ne joudu sivullisten haltuun.

Sivulla ict.oulu.fi on yhteystiedot ja lomakkeet, joilla voit tehdä ilmoituksen, jos havaitset tietoturvaongelman.

Oamkin opiskelija- ja opintotietorekisterin sisältämiä henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin.