Amok-eMateriaalit

Rakennan ohjeita sen mukaan, kun osallistun perehdytyksiin ja testaan opitun käytännössä. Kokoan tänne myös työtovereiden ja opiskelijoiden havainnot. Mikäli sinulla on muokkausoikeus tähän, ole hyvä ja osallistu ohjeiden laatimiseen. Muussa tapauksessa odotan vinkkejä sähköpostiini. Zoom in!  - Tiiu 

Osallistuminen Zoom-kokoukseen

Kokoukseen osallistutaan klikkaamalla kutsulinkkiä

Kutsu Zoom-verkkokokoukseen on muotoa  https://oamk.zoom.us/j/123456789 tai  https://oamk.zoom.us/my/kokouksennimi Mikäli linkin lopussa on muita merkkejä, se voi tarkoittaa sitä, että tarvitset salasanaa kirjautumiseen. Toimi linkin lähettäjän ohjeiden mukaan. Alla olevassa kuvassa on sama kokouskutsu linkkinä ja kalenterikutusuna. Huomaa linkissä kohta ?pwd, joka tarkoittaa, että kirjautumiseen tarvitaan salasana. 

Kutsulinkki ja kalenterikutsu.JPG

Linkistä siirryt näkymään, josta voit valita Zoomin käyttötavan joko selaimessa tai asentaa sovelluksen omalle koneelle. Näistä on oma erillinen ohje. 

Koneelle asennettavan sovelluksen ja selaimesta osallistumisen suurin ero on käyttäjän näkökulmasta se, että sovelluksessa Zoomin ikkunat (chat, osallistujalista jne.) ovat dynaamisesti siirrettävissä näytöllä. Selaimessa kaikki esille otetut elementit varaavat näytöltä paikkansa. 

Mikäli koneelle on jo asennettu sovellus kerran, Zoom avautuu sovellukseen. Seuraa näytöllä olevia ohjeita.  

Jokaisella kokouksella on yksilöllinen Meeting ID

Mikäli saat sellaisen kutsun, jossa pyydetään kirjoittamaan "MeetingID", kyse on yhdeksästä numerosta koostuvasta numerosarjasta. Numerosarja on sama kuin kutsulinkin lopussa.  

Esimerkiksi kun kutsulinkki on https://oamk.zoom.us/j/123456789, linkkiä vastaava Meeting ID on 123456789.

Kun kirjoitat pyydettyä Meeting ID:tä, väliviivat jaksottavat automaattisesti pitkää numerosarjaa luettavuuden helpottamiseksi. 

Join meeting using ID.JPG

Mobiililaitteen käyttäjä 

Lataa Zoom Cloud Meetings -sovellus Google Playsta (Android-laitteet)
Lataa Zoom Cloud Meetings -sovellus App Storesta (i-laitteet)

Zoom tuki: zoom@oulu.fi 

Osallistuminen Zoom-kokoukseen selaimesta

Voit osallistua Zoom-kokoukseen internetselaimesta. Sinun ei tarvitse asentaa sovellusta. Klikkaa saamasi kokouskutsulinkkiä ja toimi ohjeiden mukaan:

  1. Peruuta sovelluksen asentaminen tai avaaminen "Cancel"
  2. Valitse "Join from your browser"
  3. Kirjoita nimesi ja jatka näytön ohjeiden mukaan
Huomaa, että selaimen kautta osallistuvan näkymä poikkeaa tässä ohjeessa olevista kuvankaappauksista. 

Zoom osallistu selaimesta vaihe 1.PNG

Zoom osallistu selaimesta vaihe 2.PNG

Sovelluksen Zoom asentaminen

Sovelluksen asentaminen kannattaa käytännön syistä, jos käytät Zoomia usein ja haluat koolle kutsua kokouksia. Sovelluksessa Zoomin ikkunan osat ovat dynaamisesti siirrettävissä näytöllä toisin kuin selaimessa. Sovellus täytyy asentaa vaan kerran.

Sovelluksen voi asentaa Oamkin ICT-ohjeiden mukaan. Asennus käynnistyy myös Zoomin kokouskutsun linkkiä klikkaamalla. Zoom tarjoaa vaihtoehdot "click here to launch meeting", "download and run Zoom" ja "join from browser". Mikäli olet asentanut Zoomin sovelluksen laitteellesi kerran, valitse "click here to launch meeting" ja siirry kokoukseen.

Zoom prompt install.JPG

 

Asenna sovellus klikkaamalla "download and run Zoom". Zoomin sovelluksen asennus käynnistyy yleensä automaattisesti, kun klikkaat ensimmäisen kerran kutsulinkkiä Zoom-kokoukseen. Asennuksen nimi on Zoom Client for Meetings. Uusimman asennustiedoston löydät manuaalisesti https://zoom.us/download

Mikäli käytät Zoomia kertaluonteisesti, tai asennus ei onnistu, voit osallistua kokoukseen selaimen kautta "Join from your browser". 

Oman profiilin laatiminen (kokouksen koollekutsujalle)

Tämä ohje on sinulle, joka haluat kutsua koolle Zoom-kokouksen. Mikäli haluat osallistua kokoukseen, katso erillinen ohje.

Ensimmäisellä käyttökerralla kirjaudu Oamkin tunnuksilla osoitteessa https://oamk.zoom.us 

Zoom oamk 1 kirajutuminen.JPG

1. Oletusasetukset soveltuvat usammalle palvelun käyttäjälle. Tarkista asetukset kohdasta Settings.

  • Viimeistele profiilisi lisäämällä valokuvasi. Valokuvasi näkyy Zoom-kokouksessa silloin, kun webbikamera ei ole käytössä. 
  • Anna henkilökohtaiselle kokoustilallesi nimi kohtaan Personal link, koska nimi on helpompi muistaa kuin numerosarja. Esimerkiksi Oamkissa henkilökohtaisen tilan linkin alkuosa on https://oamk.zoom.us/my/ ja sen jälkeen itse antamasi nimi. Esimerkissä henkilökohtainen linkki on https://oamk.zoom.us/my/tiiutenno. Nimettyjä Zoom-tiloja saa olla (tällä hetkellä) vain yksi. 

Zoom profile.JPG

 

2. Kytke kalenterisi Zoom-profiiliisi. Silloin Zoomissa suunnitellut kokoukset kirjautuvat suoraan kalenteriisi.  Oamkin henkilökunta valitsee kalentereista Office365 (sininen kuvake) ja "Authorize with EWS". Kirjautumisessa käytetään lyhyttunnusta lyhyttynnys@oamk.fi. 

 Calendar sevice 1.JPG

Calendar sevice 2.JPG

Calendar sevice 3.JPG

 

Mikäli epäilet, että olet jo ottanut Zoomin käyttöön aikaisemmin, poista ilmainen tili. Mikäli jostain erityisestä syystä haluat pitää ilmaisen Zoom-tilisi, huolehdi, että työasioissa käytät aina oamk.zoom.us -tiliä. 

Ajantasaiset Zoom-ohjeet löydät haulla https://it.oamk.fi/?s=zoom 

Zoom tuki: zoom@oulu.fi 

Kokouksen koolle kutsuminen ja kokouksen asetukset

Kokouksen koollekutsujalla täytyy olla oma Zoom-profiili. Koollekutsuja eli host suunnittelee kokouksen. Jokaisella kokouksella on oma uniikki ID ja verkkolinkki, jonka host jakaa kokouskutsussa. Zoomin kokous on käytettävissä ainoastaan hostin määrämänä ajankohtana. Host voi luoda toistuvia kokouksia (recurring meeting), joihin kirjaudutaan samalla ID:llä eli samasta linkistä toistuvasti.   

Oamkissa Zoomin host voi kirjautua ja kutsua kokouksen koolle usealla tavalla: 

  • osoitteessa https://oamk.zoom.us kirjautumalla kohdasta "Sign in" Oamkin käyttäjätunnusta ja sen salasanaa
  • omalle koneelle asennetusta Start Zoom-sovelluksesta (ks. erillinen ohje) 
  • suoraan kokouksesa osallistujalistan Invite-pinikkeesta sähköpostilla
  • Outlook-kalenterin Uusi kokous/tapaaminen -näkymästä, kun lisäosa Zoom for Outlook on asennettu (erillinen ohje Zoom-kokouksen koollekutsuminen Outlookissa)
  • Teamsista Zoom-lisäosalla
  • mobillilaitteen sovelluksella

 Zoom tuki: zoom@oulu.fi 


Kokouksen asetukset

1. Kokouksen suunnittelu ja koollekutsuminen tietokoneelle asennetusta Zoomin sovelluksesta tai Outlookin Zoom-lisäosasta on nopeaa.   

Zoom kokouksen suunnittelu sovelluksessa.png

 

2. Kokouksen suunnittelu omassa profiilissa osoitteessa oamk.zoom.us tarjoaa monipuoliset valintamahdollisuudet ja selkeän käyttöliittymän. Täällä voit kutsua koolle toistuvan kokouksen Recurring Meeting ja luoda avoimen kokouksen ilman ennalta määrättyä ajankohtaa No Fixed Time. Opiskelijat voivat tulla mainittuun kokoustilaan tekemään esimerkiksi ryhmätyötä. Tästä löytyy perusteellinen ohje Oamkin ICT-sivuilta.Zoom schedule meeting recurring meeting web.png


 

Zoom-kokouksen kutsulinkin jakaminen osallistujille

Oamkin Zoom-kokouksessa käytetään joko Waiting Room -ominaisuutta tai asetetaan kokoukselle salasana. Molempia tietosuojaa lisääviä ominaisuuksia voi käyttää yhtä aikaa.  


Esimerkissä on suunniteltu Zoom-kokous nimeltään Töpajat. Esimerkin kokoushuoneen osoite on https://oamk.zoom.us/j/347078050 ja salasana on 12345. Näet salasanan Security-kohdassa painamalla Show-linkkiä. Voit vaihtaa  oletusalasanan. Esimerkissä on käytössä myös odotushuone eli Waiting Room.  Kokouksen pitäjän näkökulmasta salasana on kätevämpi kuin Waiting Room, koska Waiting Roomista täytyy jokainen uusi osallistuja hyväksyä Admit-painikkeella.

Seuraavaksi on tarkoitus jakaa kokouksen linkki osallistujille. Kokouksen osoitelinkki löytyy kokouksen Invite link -kohdasta (katso kuva).

Kokouksen salasana voidaan toimittaa erikseen esimerkiksi sähköpostitse (kuvassa kohta a) tai piilotettuna osaksi  kutsuinkkiä (kuvassa kohta b). Mikäli haluat käyttää salasanan kryptaamista eli piilottamista osaksi kutsulinkkiä, sinun täytyy laittaa oman Zoom-profiilin asetuksista kohdasta Settings / Security päälle asetus Embed passcode in invite link for one-click join. Silloin Zoom lisää kokouksen linkin loppuun kysymysmerkin ja kryptatun salasanan. Kun salasana on jo osana kutsulinkkiä, kokouksen pitäjän ei tarvitse toimittaa osallistujille erillistä salasanaa.

Voit edelleen toimittaa osallistujille kokushuoneen osoitteen ja salasanan erikseen. Se vaatii hieman linkin lukutaitoa. Kun salasana on kryptattu osaksi kokouskutsua, linkissä ennen kysymysmerkkiä oleva osa on varsinainen linkki (vertaa kuvassa kohdassa Invite Link olevia rivejä a ja b).

Huomasit ehkä mysö sen, että kokouksen ID on sama numerosarja, kuin kokouksen osoitteen loppuosa. Numerosarjaa hyödynnetään kirjautumiseen osoitteessa https://oamk.zoom.us, jossa kirjaudutaan kohdasta Join sekä annetaan Meeting ID 347078050. On hyvä tietää, että myös tällä tavalla voi osallistua Zoom-kokouksiin. 

Zoom kokouskutsu passcode ja waiting room.png

 

Kätevin tapa kokouskutsun toimittamiseen osallistujille on klikata Copy Invitation. Tekstin loppuosan alkaen One tap mobile voit jättää pois.  

Zoom kokouskutsu copy linvitation.png

Kirjautuminen sovellukseen Zoom (tietokone)

Kun olet asentanut tietokoneellesi sovelluksen, se löytyy ohjelmistosta (entinen Käynnistä-valikko) Zoom-kansiosta nimellä Start Zoom. Asennuksen jälkeen sovellukseen täytyy kirjautua Oamkin tunnuksilla:

  1. Valitse Sign In
  2. Valitse Sign with SSO
  3. Kirjoita kohtaan Company domain oamk.zoom.us
  4. Klikkaa Continue ja siirryy kirjautumiseen 
Huomaa, että kun olet vaihtanut Oamk-salasanan, Zoom-sovellus saattaa pyytää sinua uudistamaan salasanan. 

Zoom emateriaalit kirjautuminen app.JPG

Uloskirjautuminen löytyy omaa profiilikuvaa kilikkaamalla. Uloskirjautuminen sovelluksesta on tarpeellinen, jotta voisit kirjautua toisen organisaation Zoomiin.

Sign out app.JPG

 

Työskentely sovelluksessa Zoom (tietokone)

Zoom-sovelluksen työkalut ja toiminnot on koottu välilehtiin Home, Chat, Meetings, ja Contacts. Sovelluksen käynnistymisen jälkeen näet Home-välilehden, jossa usein tarvittavat työkalut New Meeting, Join, Schedule ja Share Screen. 

Start Zoom sovelluksen päänäkymä.JPG

Sovelluksen yläoikealla olevaa hammasratasta klikkaamalla saat näkyviin Zoomin sovelluksen asetukset. Useimmat asetukset liittyvät käyttämäsi laitteeseen. Kohdasta Profile pääset omaan Zoom-profiiliin osoitteessa https://oamk.zoom.us. Kohdasta Recordings määrität tallenteille kansion tietokoneellasi, mikäli pilvitallennus ei ole käytössä. 

Start Zoom sovelluksen asetukset.JPG

 


Home-välilehti (talo-kuvake)

New Meeting

Pikakokous eli Instant Meeting käynnistetään Start with video -painikkeella (oranssi).  Instant Meetingiin voit kutsua osallistujia suoraan kokousikkunan alavalikon Invite-painikkeella. Valitse Email ja siitä Default Email. Zoomin profiilisi kytketty kalenteriohjelmisto avautuu ja voit jatkaa kokouksen koollekutusumista. 

Shedule

Painike avaa uuden kokouksen suunnittelunäkymän, josta voit valita yleisimmät asetukset. Asetusten  hyväksymisen jälkeen Zoom avaa kalenteriohjelmiston, jonka olet kytkenyt omaan Zoom-profiiliisi. Varsinainen kokouksen koolle kutsuminen tapahtuu kalenteriohjelmassa, jonka olet linkittänyt Zoom-profiiliisi.

On tärkeää, että olet omassa Zoom-profiilissasi kytkenyt kalenterisi, koska Zoomin kokousten koollekutsuminen tapahtuu kalenteria hyödyntämällä. Outlook-kalenterille löytyy Zoom-laajennus, jolloin pystyt suunnittelemaan Zoom-kokouksen työkalenterista käsin. (Erillinen kalenteriohje)

 Zoom emateriaalit sovellus scedule meeting.JPG

Zoom emateriaalit sovellus scedule meeting kalenterinäkymä.JPG

Havaintoja:

  • Omasta profiilistasi https://oamk.zoom.us voit suunnitella myös kokouksia, joille ei ole määritelty ajankohtaa (Recurring meetings, No Fixed Time). No Fixed Time tarkoittaa, että kokouksesta ei tule kalenterimerkintöjä. Niitä kokouksia voi käyttää virtuaaliluokkana aina kun tarve vaatii. Milloin annetussa osoitteessa tavataan, täytyy sopia erikseen. 

Join 

Join-painikkeella pääset liittymään kokoukseen, mikäli tiedät kokouksen nimen tai numerokoodin (9 numeroa). Kuvassa kokouksen pitäjä on nimennyt kokoushuoneensa Zoom-profiilissaan, jotta se olisi helpompi muistaa. 

Zoom ematerliaalit sovellus join meeting.JPG

Oletuksena kokouksen ID koostuu yhdeksästä numerosta. Niiden väliin saattavat tulostua automaattisesti viivat koodin kirjoittamisen aikana. Merkkejä on yhteensä 11.

Join meeting using ID.JPG

Share screen

Oman tietokoneen näytön jakaminen. Aiheesta erillinen ohje. 


 

Chat-välilehti

Omaan chatiin voi koota esimerkiksi materiaalia, jota tarvitsee seuraavassa kokouksessa. Chatiin voi myös luonnostella kokouksen kulkua ja ajankäyttöä. Keskustelua muiden Zoomin käyttäjien kanssa tässä työkalussa ei ole voitu veilä testata. 

Zoom emateriaalit sovellus chat.JPG

Meetings

Välilehdeltä näet kootusti omat kokoukset. Voit mukata kokouksia, lähettää kokouskutsuja ja käynnistää kokouksen. 

Kokoukset sovelluksessa listattuna.jpg

Contacts

Yhteystiedot. Tätä ei ole testattu.

Vuorovaikutus sovelluksessa Zoom (kamera, mikrofoni, chat, osallistujalista)

Zoomin dynaamiset työkalurivit

Kun kirjaudut Zoomiin, vuorovaikutuksen työkalupainikkeet ovat sovelluksen alareunassa. Useamman painikkeen vieressä on valikko, josta löytyvät lisätoiminnot. Kolmea pistettä klikkaamalla saa näkyviin lisää työkaluja ja toimintoja. Näytön jaon aikana työkalurivit ja kamerakuvat ovat siirrettävissä näytöllä. Chat-ikkunan paikka on dynaaminen, ikkunan voi esim. sulkea kokonaan tai irrottaa omaksi ikkunaksi (Pop up). Myös kamerakuvan paikka on dynaaminen. Zoomin työkalut saattavan "mennä piiloon". Siirrä hiirtä tai klikkaa Zoom-ikkunaa, silloin dynaaminen valintapalkki ilmestyy taas näkyviin. Työkalurivin sisältö riippuu meneillään olevasta toiminnosta. Ylemmässä kuvassa tyypillinen hostin näkymä. Alemassa kuvassa jaetaan näyttöä. 

Zoom työkalurivien erilainen sisältö.JPG

Osallistujien perehdyttäminen Zoom-työskentelyyn

Kokouksen pitäjä voisi jakaa kokouksen alussa näytöltään työkalujen ohjeet. Samalla voidaan sopia toimintatavoista tässä kokouksessa. Esimerkiksi kuva voisi olla alla oleva:

Työkalupainikkeiden ohje opiskelijoille.jpg

Chat

Chatia voidaan käyttää keskustelemiseen ja liitteiden lähettämiseen. Breakout-tiloissa käyty keskustelu tallentuu samaan chatiin, mutta breakoutissa käyty osuus keskustelusta näkyy vaan breakoutissa olleille. 

Chat options.jpg

Osallistujalistan työkalut

Osallistujalista avautuu painikkeesta Participants. Kaikki kuvassa olevat työkalut näkyvät vain hostille. Kuvan esimerkissä Tiiu on host ja vihreä kuvake kertoo, että hän jakaa näyttöään. Mikrofoni ja kamera ovat suljettuna. Kimmon nimeä osoittamalla on avattu lista osallistujaan kohdistettavista toiminnoista. Esimerkiksi Kimmosta voidaan tehdä yhdellä klikkauksella kokouksen host. Antti tallentaa tätä kokousta (punainen täplä).

Nimilistan alapuolella on joukko painikkeita (yes, no jne.) joilla voidaan viestiä sanattomasti. Lisäksi host näkee Mute All ja muita ryhmätoimintoja. 

Participants lista toiminnot.JPG

 

 Havaintoja (1.4.2020)

  • Annotate - primitiivinen piirtotyökalu, jota voi hyödyntää korostamiseen. Ei sovellu tehtävänannon kirjoittamiseen, koska työkalulla luotu sisältö katoaa, kun host käy esimerkiksi breakouteissa. 
  • Chatin voi irrottaa omaksi pop up -ikkunaksi
  • Chatin välityksellä voi lähettää liitteitä
  • Chatissa näkyy kullekin osallistujalle hänen viimeisen sisäänkirjautumisen jälkeinen sisältö. Opettajan on tarvittaessa toistettavaa ohjeet ja linkit chatissa niille, jotka tippuvat välillä linjoilta
  • View options -painikkeesta löytyy hyödyllisiä työkalukohtaisia lisätoimintoja
  • Remote Control -kautta pääsee opettaja hallinnoimaan osallistujan näyttöä ja auttamaan esimerkiksi ongelmanratakisussa (Excelissä kaavan teko)
Näytön jakaminen Zoomissa (tietokone)

Avaa omalle näytölle ne sisällöt, joita aiot jakaa kokoukseen osallistuville. Käynnistä Zoom. Aloita näytön jako valitsemalla Zoomin työkaluriviltä New Share

New share kuvake.JPG

 

Valitse, mitä haluat jakaa. Basic-välilehdeltä voit valita, jaatko koko näyttöä (Screen) tai tietyn ikkunan sisältöä. Advanced-välilehdeltä  voit rajata jaettavan alueen näytöltäsi. Samasta löytyy myös oheislaitteiden näytön jakaminen. Mikäli jaat ääntä sisältävää aineistoa (video), muista valita kohta Share Computer Sound.

Select that you want to share.JPG

 

Seuraa näytöllä olevaa informaatiota. Vihreällä taustalla oleva tietoalue kertoo, että jaat näyttöä kokouksesta, jonka ID on 617-658-618. Painikkeesta New Share voit aloittaa uuden jaon. Punaisella taustalla olevasta paikikkeesta Stop Share voit lopettaa näytön jaon. 

I am sharing my screen.JPG

Kun joku muu jakaa näyttöään, näet vihreällä taustalla jakajan nimen. Kohdasta View Options voit säätää jaetun ikkunan kokoa ja pyytää toiminto-oikeuksia jakajan koneelle (Request Remote Control). Mikäli jaettava ikkuna peittää sinulla koko näytön, Windows-koneella hiiren kaksoisklikkaus pienetää jaettavan alueen. Myös piilossa olevat työkalupainikkeet palautuvat näkyviin hiiren kaksoisklikkauksella. 

You are viewing Tomi Guttroms screen.JPG

Lisätietoja toiminnosta Request remote Control 

Näytön jakamisen aikana työkalurivi muuttuu. Piilossa olevat työkalut löytyvät More-painikkeen takaa.

More paikike share screen aikana.JPG

Host voi estää näytön jakamisen Share-painikkeen vieressä olevasta valikosta. 

Jos halutaan, että vain koollekutsuja saa jakaa näyttöään, voidaan ruudunjako-oikeus poistaa muilta osallistujilta poistamalla valinta Allow participants to Share Screen kokousikkunan alareunan Security-valikosta.


Ohjeita muualla https://oppimateriaalit.jamk.fi/zoom/tyokalut/materiaalin-esittaminen-ja-jakaminen/ 

Breakout-työskentely Zoomissa (tietokone)

Kokouksen host määrittää profiilissaan, ovatko breakoutit käytettävissä. Host ja co-host voivat järjestää breakout-työskentelyä. 

Aloita klikkaamalla painiketta Breakout Rooms. Luo tilat Crete Rooms. Ryhmiin jaon voi tehdä automaattisesti tai käsin valitsemalla osallistujat kuhunkin ryhmään. Manuaalisesti ryhmiinjako tapahtuu klikkaamalla Assign ja valitsemalla listalta osallistuja. Osallistujat voidaan jakaa ennalta ryhmiin kokouksen asetuksista. Options-kohdasta voit määritellä automaattisen huoneiden sulkemiasajan. Aloita Breakout-työskentely Open All Rooms. Osallistujille tulee ilmoitus, jossa pyydetään liittymään huoneeseen. Osallistuja voi palata pääkokoushuoneeseen ja takaisin breakoutiin milloin haluaa.

Huoneet suljetaan klikkaamalla Close All Rooms. Osallistujat saavat ilmoituksen huoneen sulkeutumisesta. Ryhmäjaon voi nollata ennen seuraavaa jakoa paikikkeesta Recreate.

Kokouksen koollekutsuja voi osallistua halutessaan kunkin ryhmän toimintaan Join-painikkeella  tai lähettää viestejä kaikille ryhmille yhtä aikaa Broadcast message-toiminnon avulla. Opiskelijat voivat lähettää sinulle pyynnön tulla pienryhmätilaan avuksi painamalla Invite host-nappia, jolloin saat ruudullesi viestin, että opiskelija X on pyytänyt sinua tulemaan pienryhmätilaan Y.

Breakout tekeminen.png

Breakout options.png

 Breakout ilmoitus osallistujalle.png

Breakout-työskentely täytyy ohjeistaa hyvin. Työskentelyohjeiden ja materiaalin jakamisen tapa breakouteissa täytyy suunnitella ennalta. Koska Zoomin filosofian mukaan mitään sisältöjä ei tuoteta Zoomiin eikä sen breakouteihin, jonkun osallistujan täytyy tehdä breakout-työskentelyn aikana muistiinpanot omalle koneelle. Myöhemmin hän esittelee kommentit näytön jaolla suoraan omalta koneelta.  

Tallennus ja Breakout-työskenely

Alustavat testit ovat osoittaneet, että tallennus seuraa tallentajan liikkumista päätilan ja pienryhmätilojen välillä. Mikäli haluat tallentaa tiettyä tilaa, muista itse pysyä siinä tallenuksen aikana. 

Chat ja Breakout-työskentely 

Breakoutissa olleiden välinen chat-keskustelu siirtyy osaksi päätilan keskustelua, mutta keskustelu näkyy vaan niille, jotka osallistuivat kyseiseen keskusteluun. Asia mutkistuu, kun saman kokouksen aikana on useita Breakout-tuokioita eri kokoonpanoilla. On melko vaikea muistaa, kenelle mikäkin osuus chatissa olevaa näkyy. Tämä pätee myös chatissa jaettujen liitteiden näkyvyyteen. 

Osallistujien jakaminen breakouteihin csv-mallitiedostoa käyttäen

Lataa https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/360032752671 kohdasta "Pre-assigning participants to breakouts rooms using a CSV file" Sample .csv ja lisää tiedot siihen. Tallenna tiedosto ja käytä annettua formaattia. Opiskelijoiden täytyy kirjautua Zoomiin sitä sähköpostiosoitetta käyttäen, jonka on kirjattu csv-tiedostoon. Muista edellyttää kirjautumista, kun luot kokouskutsun. csv-tiedoston täyttötapa:

breakout preassign sample.PNG


Tästä aiheesta muualla https://oppimateriaalit.jamk.fi/zoom/tyokalut/pienryhmatyoskentely/ 

Zoom-kokouskutsun koollekutusmunen Outlookissa (tietokone)

Zoom-kokouksen koollekutsuminen on kätevä suoraan Outlook-kalenteriohjelmasta, koska samalla näet muut kokoukset ja vapaat ajankohdat. Mikäli kuvan mukainen lisäosa Zoom for Outlook puuttuu Outlookistasi, sinun täytyy asentaa se. Asennuksen jälkeen Outlookin kalenterinäkymän työkalurivillä näkyy painike Add a Zoom meeting. Painike avaa tavallisen Outlookin kalenterikutsun ja hammasratas kokouksen Zoom-asetusvalikon. 

Add a zoom meeting painike .jpg 

Outlookista tehty Zoom-kokouskutsu synkronisoituu oman kalenterisi lisäksi muiden laitteitesi Zoom-sovellusten kanssa. Mikäli olet asentanut aikaisemmin Zoom-sovelluksen tietokoneellesi, kalenterikutsut voit laatia myös siitä käsin. Lisäosan asennus ei ole välttämätön kalenteriin, mutta se on kätevä, jos teet muut kokouskutsut (Teams, Skype) kanelterin kautta. 

Zoom for Outlook - lisäosan asentaminen Office-kaupasta

Tämä ohje on tehty Windows-tietokoneen Outlookin suomenkielisen työpöytäsovelluksen käyttäjälle. 

1. Avaa Outlook työpöytäsovellus.
a) Mikäli Outlookin työkalurivillä on painike Hae apuohjelmia, etene klikkaamalla sitä. Kirjoita hakusanaksi zoom for outlook. Asenna sovellus napsauttamalla Lisää.

Hae apuohjelmia painike.JPG

 

b) Mikäli Hae apuohjelmia -painike puttuu, valitse Tiedosto-valikosta Apuohjelmien hallinta. 

Outlook apuohjelmat.JPG

 

Webmailisi avautuu kohdasta Asetukset - Yleinen - Hallitse apuohjelmia. Klikkaa plussamerkkiä ja valitse Lisää Office kaupasta.
Lisää Office kaupasta.JPG

 

Etsi kaupasta Zoom for Outlook ja asenna se ohjeiden mukaan. 
Zoom for Outlook sovellus Office kaupassa.JPG

  

Zoom for Outlook lisäosan käyttöönotto

Sulje Outlook, jotta uusi lisäosa päivittyisi käyttöösi. Avaa Outlook työpöytäsovellus. Aloita testikokouksen koollekutsuminen (Uusi kokous tai tapaaminen). Työkaluriviltä löytyy kuvan mukainen painike Add a Zoom Meeting. Painikkeen vieressä onhammastatas Settings, josta avautuvat Zoom-kokouksen asetukset. Klikkaa Add a Zoom Meeting -painiketta. 

Add a zoom meeting painike .jpg

Ensimmäisellä käyttökerralla avautuu kuvan mukainen kirjautumisikkuna. Katkoviivalla merkitystä kohdasta voit kirjautua Zoom-testitilaasi, mikä olet joskus ottanut sellaisen käyttöön. Tämänhetkisten tietoturvasuositusten mukaan zoom.us -palvelua ei tulisi käyttää. Kirjaudu Oamkin Zoomiin kohdasta Sign with SSO ja kirjoita kohtaan Enter your company domain oamk.zoom.us

Sign with SSO calendar.JPG

Sign with sso domain name.jpg

Pysyt kirjautuneena Oamkin Zoomiin, kunnes valitset Zoomin asetuksista (hammasratas) Sign out

Zoom for Outlook lisäosan käyttäminen

Suunnittele kokouksia sinulle ennestään tutulla tavalla. Uuden Zoom-painikkeen painallus lisää kokouskutsuun automaattisesti linkin Zoom-kokoukseen. Muokkaamalla työkalurivin asetuksia voit siirtää Zoom-painikkeen muiden kokoustyökalujen viereen.

Zoom app for Outlook in action.JPG

 

 

Tallentaminen Zoomissa (tietokone)

Lopullinen tallentaminen ohje tulossa...

Tallentaminen poikkeaa AC:sta tutusta tavasta. Zoomissa on tämän ohjeen kirjoittamisen aikana käytössä vain paikallinen tallennus tallentajan omalle tietokoneelle, josta tallenne siirretään yhteisesti sovittuun paikkaan kaikkien saataville. Vaihtoehtona on organisaation järjestämä pilvipalvelu. Käytettävissä olevat vaihtoehdot näkyvät tallennuspainikkeen yhteydessä.  Tallennusformaatit ovat: MP4 (video), M4A (audio) ja teksti (chat). Kokouksen host voi estää tallennuksen asetuksissaan. 

Zoom emateriliaalit record vaihtoehdot.JPG

Videokokousten ja -luentojen tallentaminen ja jakaminen: milloin se kannattaa, ja milloin sen saa tehdä?

https://it.oamk.fi/14656 

Videoiden teko ja jakaminen Oamkissa

https://it.oamk.fi/14531

Breakoutin tallennus omalle koneelle

https://kb.iu.edu/d/arwb 

Zoomin ohjeita muualla

Zoom tuki: zoom@oulu.fi 

Voit harjoitella Zoomin käyttöä testikokouksessa http://zoom.us/test 

Zoom-yleisohje: https://it.oamk.fi/13953 (asennus, kirjautuminen, kokoukseen liittyminen, audio, tallennus)
Zoom-kokouksen ajastus: https://it.oamk.fi/14005
Kokousjärjestäjän vinkit: https://it.oamk.fi/14327
Zoomin tietoturva: https://it.oamk.fi/14326
Oamkin Zoomin tietosuojainfo: https://www.oamk.fi/tietosuojainfo/?id=55cc826929fcc146d306...
Opiskelijoiden etäopiskelun vinkkisivu: https://it.oamk.fi/14173

Uusimmat oppaat ja ohjeet videoina 

 

Tietoturva ja käytettävyys

Miten toimimme Zoomissa 

Oamkissa kyttäjien datan säilytys ja kirjautuminen Zoomiin Zoom-palvelu toteutetaan NORDUnetin kautta yhteispohjoismaisesti noudattaen Suomen lakia ja eurooppalaista tietosuojasääntelyä. Lue lisää Oamkin ICT-ohjeesta.

Host voi luoda salasanan huoneen asetuksista valitsemalla kohdan "Require meeting password" ja antamalla kokoukselle salasanan. Salasana voidaan jakaa opiskelijoille esimerkiksi Moodlessa. Kokouksen järjestäjä voi lisäksi määritellä, sallitaanko liittyminen kokoukseen kaikille vai vain rekisteröityneille käyttäjille valitsemalla kohdan "only authenticated users can join".

Kokouksen aikana kokouksen järjestäjä voi poistaa yksittäisen osallistujan viemällä hiiren osallistujan nimen päälle ja klikkaamalla "More"-valintaa ja sen jälkeen "Remove".

Host voi antaa osallistujalle tallennusluvan osallistujalistan toiminnoista. Tästä on syytä keskustella ennen tallentamisen aloitusta yhteisesti. Istunnon osallistujat näkevät tallentamisen ajan näytöllä kuvakkeen, joka ilmaisee tallennuksen olevan käynnissä.

Kun kaikki osallistujat ovat liittyneet kokoukseen, kokouksen järjestäjä voi halutessaan lukita huoneen, jolloin uusien osallistujien ei ole enää mahdollista liittyä kokoukseen. Lukitse huone avaamalla näkyviin kokouksen osallistujalista, valitse kohta "more" ja sen jälkeen kohta "Lock room".

Istunnon host voi tallentaa istunnon aikana julkiset viestit sekä ne yksityiset viestit, joita hän itse on vastaanottanut. Chat-viestit tallennetaan automaattisesti, jos istunnosta tehdään tallenne. Muiden käyttäjien yksityisiä viestejä ei tallenneta. Tallennukseen liittyvät asetukset saattavat poiketa eri organisaatioissa.

Attention tracking -toiminto ilmaisee hostille, jos osallistuja katselee yli 30 sekunnin ajan jotain muuta ikkunaa, kuin istuntoa. Hostin on itse aktivoitava se selainkäyttöliittymän asetusten kautta. Tämä attendee attention tracking -toiminto on pääkäyttäjän säädettävissä. Oamkissa sen käyttö on kokonaan estetty.

Zoomin käyttöliittymä

Zoomin käyttöliittymä on dynaaminen. Se tarkoittaa, että Zoomiin ei voi rakentaa edellisenä iltana näkymiä, joissa paikat dioille, chateille, kameralle, kyselyille jne. Zoomiin ei voi rakentaa layouteja ja ladata valmiiksi opetusmateriaalia. Zoomin käyttöliittymä ja työtila syntyvät sillä hetkellä, kun webinaari alkaa. Tämän saman ominaisuuden takia Zoom on kevyt ja ketterä. 

Opettajan näkökulmasta se tarkoittaa, että kaikki tarvittava on jaettava oman tietokoneen näytöltä. Koska näytöltä jaettava sisältö saatetaan lisäksi tallentaa, kaikki ylimääräinen sisältö on suljettava näytöltä tietosuojan varmistamiseksi. Usean näytön käyttjien on oltava varmoja, mitä näyttöä he jakavat.  

Kokouksen ja tiedon suojaaminen

Kokouksen asetuksista on valittavissa aiheesta Protecting your Meetings:

-join before host
-use Personal Meeting ID
-require a password

Kokouksen asetuksista on valittavissa aiheesta Protecting your Data:
-Require Encryption for 3rd Party Endpoints
- chat (visible message & saving chat)
- private chat
- auto saving chat

Salasana on upotettavissa kokouskutsun linkkiin.

Windowsin ilmoitukset näytöllä

Myös Windowsin hetkellisesti näytölle ponnahtavat pikkuilmoitukset on hyvä minimoida tai estää. Valitse Tietokoneen vasemmasta alakulmasta Aloitus (ikkuna-kuvake) >  Asetukset (hammasrattaan kuvake) > Järjestelmä (System)> Keskittymisavustaja (Focus assist eli kuu-kuvake) > Off (Valittavissa on Vain prioriteetit, Vain hälytykset tai Pois käytöstä).

Pedagogiset ratkaisut Zoomissa

Zoom-kokous, opetus- tai ohjaustilanne - tee siitä mielekäs

  • Oletusasetukset asianmukaisiksi (mikrofoni ja web-kamera pois oletuksena, jos ei muita perusteluja)
  • Kokouksen aloitus eli "Laskeutumusnäkymä" esimerkiksi jaetun dian moudossa, jossa kokouksen tai koulutuksen nimi.
  • Osallistujille ennakko-ohjeet ja pelisäännöt kokouksen alussa 

Toimi tekijänoikeuksia kunnioittaen ja edellytä sitä kokoukseen osallistujilta

Lue lisää http://www.opentekoa.fi/ 

Oamkissa pakollinen Waiting Room -asetus tai kokouksen salasana 

Kesällä 2020 otettiin käyttöön turvallisuussyistä waiting room-toiminto ja kirjautuminen kokoukseen salasanalla. Kokouksen koollekutsujan on käytettävä niistä jompaakumpaa tai molempia. Ennen muutosta tehtyjen kokouslinkkien yhteyteen on tullut punainen huutomerkki. Muokkaa kokousta Edit this Meeting ja tee vaaditut lisäykset. Lisää vaadittavat ominaisuudet kaikille uusille kokouksille.

Zoom pakollinen koodi tai waiting room.PNG

Host, co-host ja alternative host

Zoomissa voi olla hostin lisäksi yksi tai useampi co-host ja host voi luovuttaa kokouksessa oikeutensa kokonaan pois toiselle osallistujalle eli uudelle hostille. Co-hostin voi määritellä kokouksen asetuksista. Lue koko ohje täältä. Co-hostin oikeuksiin eivät kuulu live streaming, breakout-työskentelyn käynnistäminen, waiting roomin käyttöönotto ja co-hostin oikeuksien antaminen muille. Lue koko ohje tästä. Pääsääntöisesti co-hostin tehtäviin kuuluu osallistujien hallinta ja tallennus.

Kokouksen alkaminen riippuu hostista ja myös olennaiset toiminnot ovat hostin roolista riippivaisia. Hostin poistumistapa kokouksesta vaikuttaa siihen, loppuuko vai jaktuuko kokous ilman hostia. Tiimiopettajuudessa on syytä käyttää myös alternative host roolia. Lue lisää tästä. Alternative host voi käynnistää kokouksen ennen hostin saapumista. Kokouksessa alternative hostin ja hostin työkalut ovat samoja. Lue roolien kuvaukset tästä. 

Tallennus

Nordunet / CSC:n Zoomin pilvitallennuksesta ei ole ilmoitettu tarkkaa aikataulua. Korona-aika muutti kapasiteeetivaatimuksia (ja hintaa) niin, että viivästymisiä tulee. Odotamme käytännön ratkaisuja syksyllä 2020. Siihen asti tallentaa voi omalle tietokoneelle ja jakaa tallenteen YouTubessa, MS Streamissa, OneDrivessä tai muulla tavalla. Ennen tämän hetken tallentamisen monimutkaiseen prosessiin ryhtymistä on syytä pohtia, onko tallentaminen välttämätöntä ja miten tallennetta käsitellään. Tallenteen jakaja vastaa tietosuojasta ja muusta julkaisemiseen liittyvästä Oamkin ohjeita noudattaen.  

Chat

Chat on kätevä väline tiedon, linkkien ja liitteiden jakamiseen. Chatin haaste on se, että chatin sisältö näkyy osallistujalle siitä hetkestä lähtien, kun osallistuja kirjautui kokoukseen. Mikäli joku "tippuu" kokouksesta ja palaa, hän näkee vastaa kokouksen paluun jälkeen chatiin tuotetun sisällön. 

On mainittava, että breakouteissa käyty keskustelu näkyy yhteisessä tilassa edelleen niille, jotka olivat breakoutissa. Mikäli työskennellään eri kokoonaponilla eri breakouteissa, on muistettava, että esimerkiksi koonnin tekemisessä ei saa viitata chatissa olevaan, koska kaikki eivät sitä näe. 

Muista tarkistaa, mitä tietoa on työkalujen ja toimintojen käytöstä kohdassa Tietoturva ja käytettävyys

Zoomin oma aiheeseen liittyvä dokumentti löytyy osoitteesta https://zoom.us/docs/doc/Securing%20Your%20Zoom%20Meetings.pdf 

Tätä sivua ylläpitää Tiiu Tenno

tiiu.tenno@oamk.fi